BeeTagg Documents

Ausgangslage / Problemstellung

Trotz moderner Intranet-Lösungen mit elektronischem Dokumentenmanagement werden heute viele Dokumente in Unternehmen noch papiergebunden verarbeitet. Dies betrifft vor allem Dokumente und Formulare, die in administrativen Prozessen verwendet werden. Beispiele für solche Dokumente sind z.B. Spesenabrechnungen, Ausbildungsanträge, Absenzmeldungen, aber auch "statische" Dokumente wie Telefonlisten, Produktdatenblätter oder AGBs.

Das Problem mit diesen papiergebundenen Dokumenten ist, dass diese oft nicht mehr aktuell sind, oder man auch gar nicht weiss, ob es sich um aktuelle Versionen handelt. Weiterhin ist es recht aufwändig Prozesse zu verarbeiten, die auf papiergebundenen Formularen basieren. Papiergebundene Dokument stehen oft "ausserhalb" des kontrollierten Document Life Cycles, sobald sie ausgedruckt werden, ist die Verbindung zur kontrollierten Umgebung im DMS oder Intranet oft verloren, mit entsprechenden Kosequenzen in Bezug auf Aktualität, Gültigkeit oder Konsistenz der Dokumente.

Lösung

Wenn Sie Ihre Geschäftsdokumente mit BeeTaggs versehen (das kann man je nach Systemumgebung automatisieren), dann haben Sie die Möglichkeit alle Vorzüge elektronischer Dokumentenverarbeitung zu nutzen, ganz egal ob die Dokumente elektronisch oder papiergebunden vorliegen.

• Dokumentenmanagement
  Sie können mit einem Klick auf den BeeTagg sehen, ob das Dokument die aktuellste Version ist, wer dafür zuständig ist, und können verschiedene Aktionen auf dieses Dokument ausführen, beispielsweise als Mail versenden, auf Ihren persönlichen Merkzettel zur späteren Verwendung setzen oder auch das Dokument zur elektronischen Bearbeitung auschecken. Ueber den BeeTagg ist das Dokument mit seiner elektronischen Form im Dokumentenmanagementsystem "verbunden" und sie können somit alle Funktionen auf das gedruckte Dokument ausführen, die sie auch elektronisch zur Verfügung hätten.

• Workflow Management
  Wenn Sie administrative Prozesse automatisieren wollen und die dafür benötigten Formulare papiergebunden sind, so können Sie diese ebenfalls mit einem BeeTagg versehen. Dieser kann, bei Aktivierung durch einen Klick mit einem Mobiltelefon, mit der Workflow-Engine kommunizieren, so dass sie in der Lage sind berechtigungsgesteuert bestimmte Workflow-Aktionen auf einem Dokument auszuführen, einfach mit einem Klick im Mobiltelefon. So können beispielsweise Vorgesetzte Anträge von Mitarbeitern freigeben, oder Lieferanten können Bestellungen bestätigen oder eine Statusmeldung absetzen. Viele Prozesse die bisher mit manueller Verarbeitung verbunden waren können sie auf diese Weise automatisieren ohne dafür die verwendeten Dokumente oder Prozesse ändern zu müssen.
  Offline Fähigkeit / Integration externer Anwender
  Ein besonderer Vorzug des BeeTagg Systems ist, dass die Lösung auch dann noch funktioniert, wenn sie sich ausserhalb ihrer Firma bewegen oder die Dokumente an externe Partner oder Lieferanten weiterreichen. Das einzige was diese brauchen um an bestimmten Prozessen elektronisch teilnehmen zu können ist ein entsprechend autorisiertes Mobiltelefon mit BeeTagg Software.

• Microsoft Office System / Sharepoint
  Diese Solution basiert auf der Microsoft Office-Technologie und kann problemlos in jede Umgebung integriert werden, die Microsoft Office-Produkte einsetzt. Eine Anpassung auf andere Umgebungen ist auf Wunsch ebenfalls möglich.